Licencjonowane oprogramowanie dla polskich firm: chmura czy on-premise - które rozwiązanie jest bezpieczniejsze i bardziej opłacalne? (art. sponsorowany)

Usługi chmurowe oferują elastyczność, szybkie skalowanie i minimalne koszty początkowe, co czyni je szczególnie atrakcyjnymi dla małych i średnich przedsiębiorstw. Z drugiej strony, modele on-premise zapewniają pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, co jest krytycznie ważne dla firm o wysokich wymaganiach dotyczących poufności i zgodności z regulacjami.

Aby zrozumieć, które licencjonowane oprogramowanie faktycznie lepiej odpowiada potrzebom polskich firm - chmurowe czy on-premise, zwróciliśmy się po ekspertyzę do Softlist. To jeden z największych sklepów internetowych w Polsce zajmujących się sprzedażą licencjonowanego oprogramowania, który od wielu lat pomaga biznesowi dobierać optymalne rozwiązania do wszelkich zadań. Wspólnie rozważyliśmy wszystkie plusy i minusy obu modeli, przeanalizowaliśmy ich różnice pod kątem bezpieczeństwa, kosztów, elastyczności i aspektów prawnych, a także zebraliśmy praktyczne przykłady dla różnych scenariuszy wykorzystania.

Zanim jednak przejdziemy do porównania zalet i wad usług chmurowych oraz lokalnych rozwiązań on-premise, ważne jest, aby jasno zrozumieć, na czym polegają ich kluczowe różnice. To właśnie od tego kroku rozpoczyna się obiektywna analiza i wyważenie argumentów, dlatego przejdźmy do podstawowych cech obu podejść.

Licencjonowane oprogramowanie: podstawowe różnice między chmurą a on-premise

Licencjonowane oprogramowanie w chmurze (SaaS, subskrypcja)

• Hosting i obsługa odbywają się na serwerach dostawcy. Użytkownik uzyskuje dostęp przez internet.
• Model płatności zazwyczaj opiera się na subskrypcji - miesięcznej lub rocznej.
• Wszystkie aktualizacje i poprawki są wdrażane automatycznie, bez udziału specjalistów IT firmy.
• Dostęp do oprogramowania jest możliwy z dowolnego urządzenia, co jest wygodne przy pracy zdalnej i hybrydowej.

Licencjonowane oprogramowanie on-premise (rozwiązania lokalne)

• Instaluje się i działa na serwerach lub komputerach firmy.
• Zazwyczaj kupuje się licencję bezterminową z jednorazową opłatą.
• Aktualizacje wymagają osobnej implementacji i mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami.
• Dane i infrastruktura są w pełni kontrolowane wewnątrz organizacji, co ma znaczenie dla firm z wysokimi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa.

Kluczowa różnica polega na tym, że chmura zapewnia elastyczność i minimalne inwestycje początkowe, podczas gdy on-premise koncentruje się na pełnej kontroli, niezależności i długoterminowym użytkowaniu.

Kwestia bezpieczeństwa: chmura vs on-premise

Bezpieczeństwo to jeden z głównych czynników przy wyborze licencjonowanego oprogramowania, zwłaszcza dla firm w Polsce, gdzie obowiązuje zarówno prawo krajowe, jak i przepisy ogólnoeuropejskie (w szczególności GDPR).

Oprogramowanie w chmurze

• Przechowywanie danych odbywa się na serwerach dostawcy, które często znajdują się w różnych krajach. Duzi dostawcy inwestują znaczne środki w ochronę infrastruktury: szyfrowanie, wielopoziomowe uwierzytelnianie, monitoring 24/7.
• Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych zazwyczaj są częścią standardowego pakietu usług, co zmniejsza ryzyko utraty informacji.
• Luki bezpieczeństwa: firmy są zależne od stabilności internetu i polityki dostawcy, a także muszą brać pod uwagę aspekty prawne związane z transferem danych poza UE.

Oprogramowanie on-premise

• Pełna kontrola: wszystkie dane i serwery pozostają w infrastrukturze firmy, co pozwala samodzielnie określać poziom zabezpieczeń.
• Zgodność z regulacjami jest łatwiejsza do zapewnienia, ponieważ dane nie opuszczają granic organizacji.
• Ryzyka: bezpieczeństwo zależy od kompetencji wewnętrznego zespołu IT. Brak inwestycji w ochronę może prowadzić do podatności, mimo pełnej kontroli.

Aspekt ekonomiczny

Ekonomiczny aspekt to jeden z kluczowych elementów przy wyborze licencjonowanego oprogramowania dla polskich firm. Należy brać pod uwagę nie tylko cenę licencji, ale również wszystkie koszty towarzyszące: wdrożenie, utrzymanie, aktualizacje oraz długoterminowy koszt posiadania.

Oprogramowanie w chmurze jest szczególnie atrakcyjne dzięki niskiemu progowi wejścia. Firmy nie muszą inwestować w kosztowną infrastrukturę ani płacić dużych kwot z góry - wystarczy wykupić subskrypcję dla odpowiedniej liczby użytkowników. Takie podejście sprawia, że wydatki są bardziej przewidywalne i rozłożone w czasie, co ma szczególne znaczenie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dodatkowym atutem jest fakt, że w cenie subskrypcji zawarte są aktualizacje, poprawki i wsparcie techniczne. Jednak to rozwiązanie ma również drugą stronę: przy długotrwałym użytkowaniu subskrypcja może okazać się droższa niż zakup licencji bezterminowej. Po 3-5 latach łączna suma płatności niekiedy przewyższa koszt klasycznego rozwiązania, zwłaszcza jeśli chodzi o dużą liczbę pracowników.

Oprogramowanie on-premise natomiast wymaga znaczących inwestycji początkowych. Należy opłacić licencję, a czasem także zakupić sprzęt serwerowy. Jednak w przypadku wieloletniego użytkowania koszty mogą się zwrócić: po początkowej płatności firma nadal korzysta z produktu, a dodatkowe wydatki związane są jedynie z aktualizacjami lub wsparciem technicznym. Dla dużych organizacji często okazuje się to korzystniejsze niż wieloletnia subskrypcja. Należy jednak pamiętać, że utrzymanie spoczywa na wewnętrznym dziale IT lub zewnętrznych wykonawcach, a modernizacja systemu w przypadku rozwoju biznesu wiąże się z dodatkowymi kosztami i koniecznością zakupu nowych licencji.

W ten sposób rozwiązania chmurowe są lepszym wyborem dla tych, którzy cenią elastyczność i nie są gotowi na duże wydatki początkowe, natomiast on-premise opłaca się firmom planującym długoterminowe korzystanie z oprogramowania i posiadającym własną infrastrukturę IT. W przypadku polskich firm wybór modelu często zależy od skali działalności i celów strategicznych: startupy oraz SMB skłaniają się ku subskrypcji, a korporacje z rygorystycznymi wymaganiami budżetowymi i dotyczącymi kontroli danych częściej wybierają licencje lokalne.

Elastyczność i skalowalność

Dla dynamicznie rozwijających się polskich firm elastyczność i możliwość skalowania licencjonowanego oprogramowania często okazują się kluczowymi czynnikami przy wyborze między chmurą a on-premise.

Rozwiązania chmurowe w tym aspekcie pokazują oczywiste przewagi. Dodanie nowych użytkowników lub podłączenie dodatkowych usług można zrealizować dosłownie kilkoma kliknięciami - bez skomplikowanej konfiguracji technicznej i bez konieczności dużych inwestycji kapitałowych. Jest to szczególnie istotne dla firm, w których liczba pracowników lub projektów szybko się zmienia: startupów, przedsiębiorstw z branży IT i kreatywnej, a także organizacji pracujących w modelu hybrydowym lub zdalnym. Co więcej, chmura umożliwia łatwą integrację z innymi usługami i aplikacjami, co przyspiesza pracę i sprawia, że infrastruktura staje się bardziej elastyczna.

Oprogramowanie on-premise natomiast ma swoje ograniczenia. Skalowanie wiąże się z koniecznością zakupu nowych licencji, a czasem także sprzętu. Proces wdrożenia nowych stanowisk zajmuje więcej czasu, wymaga zaangażowania specjalistów IT oraz dodatkowych nakładów finansowych. Jednak lokalne rozwiązania mają swoją mocną stronę: firma zachowuje pełną kontrolę nad konfiguracją i może dostosować system do własnych procesów wewnętrznych. Dla organizacji o stabilnej strukturze i przewidywalnych potrzebach może to być optymalna opcja.

Podsumowanie

Wybór między licencjonowanym oprogramowaniem w chmurze a on-premise to nie tyle kwestia mody, ile strategiczna decyzja dla polskich firm. Chmura zapewnia elastyczność, szybki dostęp i wygodny model subskrypcyjny, co czyni ją atrakcyjną dla małych i średnich przedsiębiorstw, a także dla organizacji o dynamicznym rozwoju i hybrydowej strukturze pracy. On-premise pozostaje preferowanym rozwiązaniem tam, gdzie priorytetem jest kontrola nad danymi, niezależność od zewnętrznych dostawców oraz długoterminowe oszczędności przy wieloletnim użytkowaniu.

Niezależnie od wybranej drogi, kluczowym czynnikiem zawsze pozostaje legalność i niezawodność stosowanych rozwiązań. Tylko licencjonowane oprogramowanie gwarantuje bezpieczeństwo, zgodność z prawem UE, kompatybilność z infrastrukturą korporacyjną oraz terminowe wsparcie techniczne.

Aby dokonać właściwego wyboru i znaleźć optymalny wariant dla konkretnych potrzeb, warto zwrócić się do profesjonalistów. Softlist - jeden z największych sklepów internetowych w Polsce zajmujących się sprzedażą licencjonowanego oprogramowania. Firma oferuje szeroki asortyment rozwiązań od światowych producentów, konkurencyjne ceny oraz wsparcie certyfikowanych specjalistów, którzy pomogą dobrać dokładnie takie oprogramowanie, jakie odpowiada potrzebom Twojego biznesu.

Aby podsumować wnioski i w przejrzysty sposób przedstawić kluczowe różnice między dwoma podejściami, poniżej znajduje się końcowa tabela porównawcza licencjonowanego oprogramowania w formacie usług chmurowych i rozwiązań on-premise. Pomoże ona firmom szybko ocenić plusy i minusy każdej opcji i zestawić je ze swoimi priorytetami.