Krok 1: Określ cel organizacji konferencji i docelowe audytorium
Zanim zaczniesz szczegółowo planować atrakcje i myśleć nad promocją wydarzenia, odpowiedz sobie na jedno zasadnicze pytanie - w jakim celu chcesz je zorganizować? Zależy Ci na pozyskaniu wartościowych kontaktów, a może na urządzeniu eventu w wymiarze czysto edukacyjnym? Określenie celu konferencji pomoże Ci ustalić audytorium. Znając grupę docelową, będziesz mógł stworzyć dopasowany do jej potrzeb plan wydarzenia z uwzględnieniem prelegentów wpisujących się w daną tematykę.
Krok 2: Przemyśl miejsce i czas konferencji
Organizacja konferencji biznesowej wymaga wyznaczenia odpowiedniej lokalizacji, do której bezproblemowo będą mogli dojechać goście, na których obecności najbardziej zależy organizatorowi. Podczas wybierania miejsca organizacji wydarzenia, warto zwrócić uwagę także na rozmiar sali konferencyjnej. Nie chciałbyś chyba, żeby okazało się, że liczba uczestników przewyższa ilość dostępnych miejsc?
Kolejną kluczową kwestią jest ustalenie terminu, w jakim konferencja będzie miała się odbyć. Nie musisz wysyłać zaproszeń z rocznym wyprzedzeniem, ale warto poinformować gości o dacie wydarzenia kilka miesięcy wcześniej, aby mogli zaplanować swój udział bez obawy o inne kolidujące w tym czasie plany. Wiedza na temat innych branżowych wydarzeń jest w tym przypadku niezbędna - propozycja terminu, w którym odbywa się inne spotkanie, na którym z dużym prawdopodobieństwem pojawią się Twoi potencjalni goście sprawi, że frekwencja na Twoim evencie będzie znacznie niższa, niż zakładałeś. Terminy w okolicach świąt czy wakacyjnego sezonu również są ryzykowne, ponieważ wiele osób może posiadać prywatne plany danego dnia.
Krok 3: Oszacuj potrzeby budżet
Nie da się ukryć, że organizowanie konferencji wiąże się z wydatkami, dlatego już na wczesnym etapie przygotowań warto określić budżet, który będzie uwzględniany podczas planowania dalszych działań. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której mimo ustalonego harmonogram konferencji, zarezerwowanego sprzętu i zamówionego cateringu, cały proces i tak trzeba będzie powtórzyć przez ograniczenia finansowe. Dobrze jest zatem od początku pilnować kosztów i dopasowywać konkretne rozwiązania do możliwości budżetowych.
Krok 4: Zadbaj o odpowiednie wyposażenie multimedialne
Poszczególne rodzaje konferencji różnią się formą przekazu, ale niemal wszystkie wykorzystują multimedia, które wspomagają wystąpienia prelegentów. Spotkaniom konferencyjnym najczęściej towarzyszą projektory, ale można spotkać się też z prezentacją na telewizorach, ekranach bezszwowych czy ledowych ekranach diodowych, wyróżniających się wyższą jakością obrazu.
Podczas poszukiwania miejsca na organizację wydarzenia, możesz albo zwracać uwagę na wyposażenie sali, albo też od razu zdecydować się na wypożyczenie profesjonalnego sprzętu multimedialnego od innych firm czy agencji. Decyzja o wypożyczeniu sprawia, że obecności sprzętu przestaje być traktowana jako jedno z kryterium wyboru lokalizacji konferencji.
Krok 5: Pamiętaj o nagłośnieniu podczas konferencji
Żeby być zapamiętanym, trzeba być słyszanym, dlatego zadbanie o odpowiednie nagłośnienie w trakcie konferencji jest równie istotne, co zapewnienie sprzętu multimedialnego. Zaproszonym gościom ciężej będzie się skupić na przekazywanych informacjach, jeśli dźwięk okaże się niewyraźny, mikrofon zacznie szumieć czy pojawią się nieprzyjemne dla ucha sprzężenia. Niech wykłady prelegentów nie będą wygłaszane na marne - dobrej jakości dźwięk w połączeniu z obrazem to duży krok w stronę dobrej reputacji wydarzenia i zapewnienia uczestnikom komfortowych warunków odbioru przekazy.
Ofertę obsługi technicznej imprez w zakresie nagłośnienia znajdziesz tutaj: https://www.twojevent.com/services/naglosnienie/
Krok 6: Zorganizuj materiały konferencyjne
Konferencja to nie tylko wymiana wiedzy, ale także szansa na wzmocnienie wizerunku organizatora. W tej roli doskonale sprawdzają się materiały konferencyjne.I nie chodzi tu wyłącznie o estetyczne zaproszenia, dopasowane stylistycznie do tematyki wydarzenia. Podczas przygotowywania konferencji, warto zadbać także o dodatkowe gadżety z logiem firmy organizującej wydarzenie, takie jak długopisy, notatniki, samoprzylepne kartki, a nawet kubki, które z jednej strony będą miłym upominkiem dla gości, a z drugiej - materiałem promocyjnym.
Krok 7: Zaplanuj przerwy i zamów poczęstunek na czas konferencji
Tak jak w szkole, na studiach czy w pracy potrzebne są przerwy, tak samo ciężko wyobrazić sobie kilkugodzinną konferencję bez chwili oddechu. Zaplanuj czas na odpoczynek między wystąpieniami prelegentów. Dzięki temu goście nie będą odliczać minut do końca, ale wracać po przerwach na salę, gotowi na kolejną dawkę informacji.
Nie zapominaj o zapewnieniu kawy i herbaty, a także drobnego poczęstunku, dostępnego dla wszystkich uczestników wydarzenia. Ciepłe napoje i ciastka, choć nie są obowiązkowe, stały się pewnym standardem, którego goście mogą oczekiwać, wybierając się na spotkanie konferencyjne. Jeśli konferencja trwa wiele godzin, miłym gestem jest także zamówienie cateringu z obiadem dla zaproszonych osób. Pamiętaj, żeby uwzględnić specyficzne potrzeby żywieniowe i zapewnić różnorodne dania, spośród których każdy znajdzie coś dla siebie.
Krok 8: Przeprowadź transmisję online dla wszystkich nieobecnych
Musisz liczyć się z tym, że nie każda z zaproszonych osób pojawi się na Twojej konferencji, nawet jeśli starałeś się wybrać jak najbezpieczniejszą datę i miejsce wydarzenia. Ukłonem w stronę nieobecnych gości jest zorganizowanie transmisji online, która pozwoli im wziąć udział w spotkaniu z innej lokalizacji w czasie rzeczywistym. Co więcej, nowoczesne technologie umożliwiają nie tylko biernie oglądać transmitowany obraz, ale też aktywnie uczestniczyć w spotkaniu poprzez dodawanie komentarzy i włączanie się do dyskusji. Streaming konferencji jest więc szansą na zwiększenie zasięgu wydarzenia, a tym samym poprawę rozpoznawalności marki organizatora.
Jak widzisz, organizacja konferencji to zadanie wymagające zaangażowania się i poświęcenia odpowiedniej ilości czasu na planowanie każdego kroku. Nie pomijaj żadnego z nich, jeśli chcesz, żeby wydarzenie rzeczywiście było udane - nie tylko w Twoich oczach, ale przede wszystkim z perspektywy gości.
Teksty przygotowała firma od organizacji eventów w Krakowie Twój Event
